以流程驱动ERP实施

ERP系统不是一个单纯的信息技术系统,而是一个以信息系统为技术载体的管理体系。ERP所缔造的是一个统一集成的企业管理数据平台,以及基于此数据平台的业务流程运营体系。统一集成与分散割裂是对立的,ERP的统一集成实际是一种信息集权。凭借这样的管理平台,实际世界里的人财物权可以充分下放,但数字虚拟世界里的信息数据则变得高度集权。而基于此数据平台所建立的复杂的业务流程体系也将不再陷入“一放就乱,一抓就死”的怪圈。因此,ERP这种先进管理系统的本质体现为管理信息的集成、管理流程的标准化和精细化以及业务流程体系的不断优化。也就是说,要充分发挥 ERP的价值,数据和流程是两个至关重要的因素。

传统的ERP实施,过度地强调了数据的重要性,有所谓“三分技术、七分管理、十二分数据”的说法。但对于业务流程却体现出了一种集体性的忽视。尽管几乎所有的ERP实施项目都会高举管理变革的大旗,但仔细分析就会发现,这些所谓的管理变革几乎都集中在两个方面。一是通过数据共享提高操作效率;二是实现集中管控,比如从分散采购改到集中采购、二级计划体系改到一级计划体系、二级核算变成一级核算等等。似乎 ERP对于管理提升的效益就全在这两个方面了。

从根本上来说,这些管理变革并未从真正意义上关注业务流程,更谈不上通过ERP的实施实现流程的标准化和精细化管理及在此基础上的流程优化。事实上,集中管控还是分散管控并无绝对意义上的优劣之分,采用何种管控模式应根据企业的实际情况来决定。而一个实现了数据中央集权的ERP系统的优点,正是可以支持不同的管控模式,从而避免“一抓就死,一放就乱”的管理困境。但是,在实施ERP的同时,如果仅仅从上述两点来关注管理的改进,那么就会导致系统和流程的脱节,从而使得ERP系统实施对于企业管理提升的价值大打折扣。

系统和流程脱节的后果

具体来说,可能产生的问题主要体现在以下几方面:

  1. ERP实施以数据和系统功能为重点,而非业务流程。由于在ERP实施过程中没有进行详细的流程梳理并建立相应的流程管理机制,目前很多ERP实施更多关注系统功能与数据,而与企业流程管理的结合较为薄弱。数据和功能固然都非常重要,但数据和功能毕竟都是为企业的业务流程服务的。
  2. ERP系统从业务流程角度上的黑箱化。ERP实施过程中所绘制的业务流程蓝图与实际上线后系统内运行的业务流程往往并不一致。这就好比在设计一间屋子时屋内有两间屋,但当屋子造完住户入住时却突然发现只有一间屋了,更要命的是谁也讲不出为什么。造成这种情况的原因是在ERP实施过程中并未建立业务流程管理的机制和平台,因此根据业务蓝图进行系统实现时,如果发现需要对蓝图流程进行修正,咨询顾问往往会直接修改系统,但并不会同步修正业务蓝图。另外,当ERP系统上线后,企业的管理人员也会根据业务的变化来修改流程。这种修改也往往直接在系统中进行,没有人会去修改当初的设计稿。久而久之,ERP中的真实流程就成了谁成讲不清楚的黑箱了。
  3. ERP系统从业务流程角度的黑箱化,将导致企业管理体系的内在冲突。目前企业从不同管理角度所引入的管理体系是多种多样的。比如很多企业都建立了质量管理体系、安全及环保管理体系、全面风险管理体系、绩效考核体系等等,所有这些管理体系均与业务流程密切相关。而在ERP中所运行的业务流程一般占到企业所有业务流程的60%至70%,也就是说ERP中的业务流程几乎于所有的管理体系都有关联。因此,ERP中业务流程的黑箱化将会导致企业内各管理体系间的冲突。
  4. 企业管理体系的内在冲突,将导致企业执行力的下降。企业实际运行的业务流程应该只有一套。比如,对于供应商评审流程来说,不可能基于ERP系统有一套流程,基于ISO9000又有另外一套流程,基于全面风险管理体系又产生第三套供应商评审流程。如果引入一套管理体系就产生一套独立的流程,那么对于实际的工作人员来说,他们究竟应该以哪套流程作为工作标准呢?现实情况是,业务人员都以ERP中的流程为标准,而 ERP中的流程往往又没有完整和清晰的描述,只有ERP的操作手册较为详细。

总之,由于没有建立一套完整的业务流程管控体系,将会导致ERP内所运行的各种流程与企业内部的其它管理体系发生冲突。

信息化实质是业务流程管理

造成上述问题的原因就是因为目前企业的ERP实施仅仅关注于数据和作业的步骤即系统的具体功能,而忽视了企业管理运作的主体即业务流程。

企业搞信息化的目的是要采用现代化的技术手段来实现现代化的管理。而现代化的管理是体现在现代化的业务流程中的。大家都说ERP系统中蕴含了先进的管理理念,这个理念绝对不只是信息共享和集中管控,这些理念是渗透在业务流程体系中的。

所以,对于企业来说在实施信息化系统时应同步建立信息化的流程管理平台。如果上了信息化系统后,企业的管理人员仍然只能通过报表来进行管理,那么这样的信息化管理是不能算作成功的。因为报表体现的是管理的结果,但并不能实现过程的管理。也就是说,当报表出来后,好坏已定,只能等下次再努力了。这就好比产品的质量,当进行最终检验时,优劣其实早已决定。

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