浅谈企业信息化应用中的基础数据管理

一、 引言 
   
  ‘三分软件、七分实施、十二分数据’,ERP系统实施的成功赖于三方面的因素: 
   软件、实施、数据,其中数据所占的比重最大。 
  首先,基础数据涉及面广,几乎涵 盖了企业方方面面所有可见和不可见的信息。物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商信息、客户信息,部门、工厂、仓库、车间信息等等属于可见信息,这些信息在手工作业中也会用到,但是在上系统之前需要规范。不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数、安全库存、提前期等,这些信息在手工管理信息时大部分依赖于个人的经验,没有整理为看得见的书面资料,这些数据是需要花大力气整理的。 
  其次,基础数据准备的工作量大,以上各类信息的记录数从几个到几十万都有,而每条记录包含的字段又可多达几十个甚至上百个,两者的乘积简直是天文数字,通常造成项目延期的原因有90%来自于基础数据整理。 
  再则,数据的正确性是最重要的,数据是程序正确运行的基础,如果其中的数据与实际不符,系统产生的结果将会差之千里。通常造成项目失败的原因有80%以上来自于数据不正确,没有指导意义。 
  正是因为基础数据具有这些特征,从而造成了收集准备工作量大,一般需要多个部门协调,投入的人力和时间都比较多,所以一定要引起足够的重视。 
  ERP实施需要准备的数据分为三大类:即代码数据、静态数据和运行初始化数据,前两项也称为基础数据,后一项称为业务数据。下面主要针对基础数据部分加以说明,包括:物料编码、BOM(含材料定额)、工艺数据(含工时定额)、计控单元、期量标准、价格数据六类数据,这六类数据是最基本的,也是最重要的。 

  二、 ERP系统中的基础数据 

  1、 物料编码和物料主文件 
  1.1 物料编码 
  物料包括: 
  * 产品及其组成物料、原材料、及其他产品配套物资 
  * 辅料、低值易耗 
  * 劳保用品、办公用品 
  * 设备备品、备件 
  * 工具类 
  首先企业要制订不同类物料的编码规则,根据编码规则进行上述物料的编码,其中工具类和设备备品备件类等物料不属于直接组成产品的物料,可以单独进行编码,由工具、设备相关部门按照编码规则独立维护,最终进入物料主文件以物料的形式进行管理。 
  1.2 物料主文件 
   根据编码规则进行编码后建立物料主文件信息,物料主文件的建立可按照企业的实际情况,可以手工录入,也可以从原有系统中移植过来,再根据ERP系统的要求进行数据的整理和定义;物料主文件信息包括:物料号、名称、图号、材质、规格、计量单位、工艺路线、重量、来源码、订货方针码、物料分类码、计划员、采购员、备注等 
  1.3 物料清单(BOM) 
  以树结构的形式搭建产品制造BOM,可根据企业的实际情况,分析哪些产品要进ERP系统,采集的范围要按照生产计划中涉及的产品的原则进行采集;在物料清单的采集完成后,要制定相关的数据维护规范,例如:产品配置和合同数据的维护规范、产品配置中选用件的搭建标准、更改通知单的维护规范等,建议:产品和零部件的关系由设计部门维护、零件和材料定额的维护由工艺部门来维护。 
  2、 工艺文件 
  工艺文件作为ERP系统中生产管理工单执行的依据,其工序信息作为车间作业执行的依据;其路线信息作为车间控制模块工单形成的依据;其工时定额数据作为车间完工工作量、车间考核、成本核算的重要依据。 
  2.1工序卡信息 
  以技术部门CAPP工艺数据为依据,收集记录零件的加工工艺信息,包括零件的加工工艺、路线信息、工时定额信息。由技术部门负责提供和维护相关信息。 
  2.2工艺过程卡信息(工艺路线信息) 
  根据零件的工序卡信息,将相同计控单元进行合并后形成零件的工艺路线,同时将相同计控单元的工序的工时定额汇总后形成工艺过程卡的工时定额信息。工艺过程卡的信息应该由工序卡信息汇总生成,而不应该人工建立。工艺过程卡的信息作为车间控制的依据。 
  3、 计控单元 
   计控单元是生产计划控制的最小单元,计控单元划分是ERP的生产管理系统中关键技术之一,在划分计控单元时考虑各个加工单位的生产实际,同时考虑财务成本中心划分原则,成本中心必须能够涵盖计控单元,满足财务核算的需求。 
  4、 期量标准 
  期量标准数据是ERP系统中生产管理模块和采购管理模块运行的重要数据,以物料为对象收集整理。期量标准主要涉及期和量两个方面,其中期包括提前期和间隔期;量包括安全库存量、最大最小订货量、倍数订货量。 
  间隔期用来控制计划的批次,自制物料的间隔期表示间隔多长时间下一次计划, 也就是每生产一次可满足多长时间的耗用,是一个控制生产批量的参数。对有来源关系物料(同件号,不同加工状态),其物料装配状态的间隔期 <=物料加工状态的间隔期 <= 物料毛坯状态的间隔期。同理结合件的间隔期 <= 其下属零件的间隔期;采购物料的间隔期表示多长时间采购一次,提前期用来控制计划的需求日期。 
  自制物料的提前期的制订,需要先确定计控单元。然后形成自制物料按计控单元细分的的工艺过程卡。 
  采购物料的提前期表示物料的采购周期,即在一般情况下,从供应商得到供货计划开始至到货入库之间的周期。 
  为了计划考核时使计划日期集中在考核期(习惯以周为单位)的期末,建议将自制物料的提前期设计为考核期的倍数。 
  安全库存量、最大最小订货量、倍数订货量用来控制计划的数量,在MRP运算时根据物料运算后的净需求结合上述量的参数对计划数量进行合理修正。 
  期量标准信息主要用于MRP计算时确定物料的计划批量和需求日期,这些信息的正确与否直接影响到物料需求计划的可行性,为此在数据采集过程中这类数据非常重要。 
  5、 价格数据 
  为了准确、及时的反映企业资金流与物流、信息流的同步流动,合理考核成本中心、费用中心、利润中心,要求建立严格完整的价格体系,满足核算和考核的要求。 
  一般的价格数据如下: 
  * 材料的采购计划价格:本价格是核算材料库存成本的关键数据; 
  * 材料的销售结算价格,本价格是企业销售材料时,根据销售合同后制定的价格; 
  * 加工零件的计划价,本价格是核算车间在制品的基础数据。同时也是考核成本中心之间结算的依据。 
  * 零件在不同工序上的价格,包括零件的材料费和上道工序的加工费,本道工序的加工费。它是核算成本中心间在制品转移的价格依据。 
  * 加工零件的外协结算价格,它是与外协厂家进行结算的价格依据。因为外协结算价格在实际运用中往往实际发生业滞后,因此在处理外协暂估时我们使用零件的计划价格。并且,企业在提供价格的时候,要充分考虑到价格的起效时间。同时,区分是结算料费和工费,还是只结算工费。 
  * 产品销售价格,本价格是在产品销售时的参考价格,此价格可以根据企业的实际情况提供。 

  三、 结束语 

  总之,ERP实施过程中数据准备是一项十分繁重而枯燥的工作,同时又是一项十分重要的工作,数据准备的优劣,直接影响到系统运行的结果,对于以后能否顺利开展工作,也会起到决定性的作用,由于工作量大,涉及的单位比较多,这就要求负责数据准备的人员的知识面要广,责任心要强。为此,数据准备时,建议从有关部门抽出从事本部门业务工作、有丰富工作经验、熟悉本部门各项业务的管理人员,把他们组织起来,同计算机专业人员与数据管理人员一起集中工作,专门从事数据的采集与整理,这样便于集中统一管理,保证数据准备的时间进度,对在数据准备过程中发现的错误,能够迅速做出反映,并及时进行调整。 

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