跟单的程序

㈠、订单的评审

在订单进入实质性实施生产之前,需要对订单进行评审,即所谓的审单,审单的目的就是进一步确认客户订单所需

正式文本合同,通常是针对新开发的客第一次进行产品贸易的客户、产品数量较大的交易以及非常正式的产品交易等情况下才使用的方式。

在正式文本合同中,非常严谨地规定了交易双方所应承担的义务。通常合同中的内容有产品的名称、品种规格、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、结算方式、产品质量要求、运输方式、保险、违约责任和交易经比方代表的签字确认等。

合同文本的格式多种多样,可以用国家统一规定的通用合同文本格式,也可以根据实际情况自行制定文本格式。正式文本合同,必须是合同原件,有时在对客户充分了解的情况下,对于比较紧急的订单,也可以通过传真的方式,将合同文本传送对方,传真件也可作为交易的凭证和依据。

㈡、非正式合同订单

非正式合同订单,这里并非表示订单是非正式的,而是指订单的格式不是正式的文本形式,通常是指通过传真、电子邮件、手写便笺、电话口头下单等方式,对订单的信息进行传达。

通常对老客户或客户对已执行订单的数量进行追加、常规产品、曾经生产过的产品、来料加工订单、紧急订单等,经常采用这种方式下单。

这类订单都简明扼要、内容简单。通常只说明品种、数量、交货期等内容。客户采用这种方式下单,说明这是长合作,信誉良好,并且双方合作顺利,关系融洽的客户。订单中未说明的费用金额、质量等关键内容,通常是指安以往的单价和质量要求执行。这就要求跟单人员将客户以往的订单,尤其是最近一个时期的订单资料保存完整,以方便查找,从已执行完成的订单中可以进一步了解客户的要求。对一些常规品种的坯布订单,质量要求通常是行业内大家共同遵循的原则以及与客户长期以来形成的默契。

对于非正式合同形式的订单,需要注意以下几点:

⑴以传真或电子邮件(E-mail)方式所下的订单,通常是较明确的,尤其是电子邮件,它以电子文本的形式表达出订单的内容,文本清楚、明确,而传真通常有打印文本形式和手写文本形式。打印文本与电子邮件类似,而手写文本通常是物写而成,有时对笔迹辨别不清,有时甚至会产生误解,因此一定要现客户进一步沟通,确定订单内容并得到客户的确认,方可执行。

⑵便笺方式的订单,通常是在比较紧急的情况下才会采用的方式。通常是常规的产品,内容更加简单,并且基本都是手写的。因此,要特别注意客户所表述的内容是否清楚、明确,如有疑问,要及时与客户取得联系并确认订单的内容。

⑶口头订单常采用电话或谈话的方式表达订单的内容。通常在特别紧急,而且交货期比较紧、数量较少的情况下才会使用。这是客户与织造企业非常塾识,并且是长期合作关系的情况下,最常采用的方式,通常以最后交货时的签收单作为订货的凭据。对于这种情况,跟单人员可以征得上级主管的同意,先安排订单运行,以争取时间。与此同时,最好与客户联络,争取让客户提供一个文字形式的订单,以作为执行订单的依据。

㈢、订单评审的目的

订单评审,通常是对客户单方面所下的订单以及对非正式合同形式的订单进行评审。而双方共同正式签订的合同通常在签订时已经过充分的商讨,实际已完成了评审过程,可以实施。订单评审的目的就是要对下列问题进行确定。

⑴确定订单可否实施,实施过程中是否的困难;

⑵订单中的产品数量,织造企业是否有能力完成;

⑶是否有效益,包括短期效益和长远效益;

⑷是否有协作单位帮助完成订单;

⑸可否在要求的交货时间内完成订单;

⑹订单实施过程中是否有无法克服的困难;

⑺是否需要与客户沟通,对订单的某些部分进行更改,需要更改的部分应通知客户并得到确认;

⑻订单可否交生产部门实施织造生产。

㈣、订单评审的内容

1、附件

订单的附件通常中指织物样板以及组织图、花纹图、颜色样板、原料样板、质量标准能够进一步说明订单要求的物品。

对附件的审定,要与订单的要求相结合,确定是否有错误或者是否全面,有疑问时要及时与客户沟通并落实。

2、品种

订单要求的坯布品种有常规品种和特殊品种。通常是指坯布的组织与结构以及使用原料方面的具体说明。

需要注意以下几点:

⑴特殊组织结构的坯布是否有能力生产,现有生产设备(即织机)是否能够织造,如果企业本身无此类织机,是否有其他协作单位帮助完成。

⑵使用的原料是否容易购买,特殊原料品种是否需专门定制。定制原料的货期是否很长,是否超过订单要求的交货时间。

3、价格

订单要求的交货价格是否合理,是否是双方达成的协议价格。对价格的评审要注意以下几个方面:

⑴价格是否包括其他的费用,如运输、包装、保险等费用,订单中是否对其他费用做出了明确规定;

⑵单价金额是否合理,是否影响企业的效益;

⑶总金额是否有说计算错误,是否有不同品种、不同价格相互混淆的情况,如果有错误应及时通知客户更正并确认。

4、质量

对订单要求的质量进行评价,是否有不合理的要求或无法达到的要求。需注意以下几方面:

⑴特殊的质量要求是否有明确的规定或参照的坯布样品;

⑵是否有超出常规的质量要求,或现在技术能力均无法达到的质量要求。这种情况时有出现,特别是客户对纺织专业技术缺乏了解时,容易出现此类误解。应及时与客户沟通并耐心做出解释,以使客户接受并更正不合理的要求。

5、交货期

交货期应限定在合理的范围之内,应注意以上几方面:

⑴对常规品种的坯布产品,应核查是否有存货,这样可以实现尽快交货;

⑵大宗订单,应采用分批交货的方式,在一定期限内完成,如果交货期限很短,在期限同根本无法完成订单时,应及时通知客户进行延期;

⑶特殊新产品的交货期应适当延长。特别是对于使用特殊原料并需要试织的品种,应留有充分的试织时间。对需要特别定制的原料,即所谓的专纺线,要考虑专纺时间,在扣除原料专纺时间后,是否有充分时间进行织造生产。

6、其他条件

订单其他条件的评审,主要包括对交货地点、结算方式、违约责任、运输包装等内容的审定。应注意以下几方面:

⑴交货地点要明确,客户需提供交货地点的地址、联系人、联系方式等资料,通常,客户会将此类资料附在附件中。对于织造生产企业,交货地点通常是客户指定的仓库或染整加工企业。

⑵结算方式要在订单中明确规定,主要是指结算的币种和结算期限。通常,内销单是以人民币结算,外销单以外币结算。使用外币结算时,要特别注意汇率问题,应对外币结算有明确的规定和说明,或在确定价格时互相达成协议,以免因汇率发生变动而产生纠纷。

⑶违约责任是指双方不能正确或完全履行合同条款时所应担负的责任,在订单中应明确规定违约责任,事先界定双方所应承担的责任。

⑷运输包装方式应在订单中明确规定,尤其注意对坯布包装是否需要采取特殊措施,以免在运输和托运过程 中造成损失。

㈤、订单评审的操作

审单应由部门负责人或部门主管进行操作,对所需审定的内容逐一校对,并需明确说明审定结果。审单时要充分考虑企业现有的资源(包括人力、物力、财力、生产能力、技术水平等方面)以及其他可以利用资源不可强求,但也不应轻易放弃。否则都会造成不必要的损失。

㈥、充分的审单后,对订单做出明确的决定,通常有以下三种情况:

⑴订单可以实施:及时安排跟单员及有关人员,进行织造生产;

⑵订单无法实施:及时通知客户并做出相应的解释,以免客户产生误解;

⑶订单修订持可以实施:需要修订订单时,应及时与客户沟通,提出修订意见,争提客户的谅解。当客户同意修订确认后,才可实施订单。

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